VISUOPS

#Messut ja tapahtumat

Asiakas on aina oikeassa, hänen toivoitaan ja idoitaan kuunnellaan ja kunnoitetaan. Meidän tiimi sai American Car Showhun asiakkaksi FHRA- autokerhon joille teimme messuosaston tapahtumaan.

Tavoitteena oli saada mahdollisimman hyvä, toimiva ja näyttävä osasto aikaiseski ja tietenkin asiakas tyytyväiseksi.

Aikataulu oli hyvin kiireinen ja töitä riitti paljon, sillä samalla pyörivät Salo Desingin kuvausjärjestelyt ja meillä oli ongelmia tiedonsaannin kanssa joten työ seisoi.

Työnjako oli oli tasapuolinen, jokainen tiimistä teki oman ideansa osastolle ja yhdessä sitten paranneltiin ja mietittiin muita ratkaisuja. Lopuksi Maikki kuitenkin teki suurimman osan töistä, josta suuuuri kiitos hänelle!

Kohderyhmänä oli tapahtumaan tulevat ihmiset, eli varmastikkin kaikki keitä kiinnostaa moottoripyörät ja autot, ikähaarukka oli erittäin laaja, vanhuksesta lapsiin.

Budjetti työhön oli noin 1000 €

Osastonsijainti vaikuttaa paljon siihen millainen osastosta tulee ja mitä sinne on mahdollista rakentaa, meidän osasto oli keskellä messuhallia, joten seiniä sen sivuille ei ollut mahdollista saada joten meille tuli osaston keskelle suuri suurkuvatuloste, joka jakaa osastoa, muttein blokkaa mitään.

Osaston koko oli meillä 4x8 metriä, joten tilaa oli suht riittävästi, koolla on merkitystä samalla mittäkaavalla kuin sijainnillakin.

Vakiorakenteet eli messukeskukselta vuokrattavia kalusteita mm. pöydät ja tuolit, meidän osastolla oli vakiokalusteina tuoleja. Näihin kuuluvat myös esim. pylväät ja harsokatot.

Valmisosaston saa myös vuokrattua messukeskukselta, tähän kuuluuvat juuri vakiorakenteet, tämä on edullinen ratkaisu, mutta me emme sitä käyttäneet, sillä FHRA:lla oli omat rakenteet.

Toiminnallisuus tuo osastolle enemmän ihmsiä ja saa heidät kiinnostumaan ja osasto jää paremmin heidän mieleen. tämä on hyvä tapa kerätä näkyvyyttä. meidän osastolla ei valitettavasti sellaista ollut.

Mainospaikkoina voi pitää joko näyttävämpää paikkaa esim, suurkuvatulosteena tai pientä esitetelinettä, meillä oli suurkuvatuloste.

Työturvallisuus on yksitärkeimmistä asioista mitä tulee muistaa osastoa rakentaessa. Tulee huomoida ja yrittää välttää kaikki riskitilanteet, tavoitteena olisi ettei ketää loukkaantuisi osastoa tehdessä tai sen ollessa valmiina kukaan ei saattaisia joutua vaaraan

Sähköturvallisuudesta olisi paras palkata hoitamaan ammattilainen, sillä sähköistyksessä on monia tarkkoja säädöksiä, joita tulee seurata todella tarkasti.

Kulkureitit tulee olla esteettömiä, tiellä ei saa olla esim irtonaisia johtoja, jos on niin ne tulee teipata lattiaan kiinni ja ilmoittaa mahdollisesta kompastumisvaarasta.

Vakuutukset eivät kuulu työntekijän listaan, vaan ne on asiakkaan itsehoidettava. 

Varastointia messukeskus myös tarjoaa, joko pitkä- tai lyhytaikaiseen säilytykseen. Esimerkiksi myytäviä tuotteita, jos ne kaikki eivät mahdu esille olisi hyvä säilyttää sellaisella paikalla, mikä on niille varattu eikä messuosastolla, muiden näytillä.

Rakenneratkaisut tulee suunntella tarkasti enne osaston rakentamista, jotta vältyttäisiin vaikeuksilta.

Pystyttämisen hoiaa joko asiakas itse tai me, tällä kertaa meidän asiakas hoiti itse pystyttämisen, me annoimme heille vainselkät ohjeet joita noudattaa.

Näyttelygrafiikka on hyvä tapa saada osasto erottumaan edukseen muista, suurkuvatulosteet, rekvisiitat sekä otsalaudat ovat yleisimpiä ja toimivia näyttelygrafiikkoja.

Meillä ei ollut erityisempiä teknisiä ratkaisuja.

Osallistumisen takaa tekeminen, eli onko osastolla aktiviteettiä mihin asiakkaat voivat osallistua.

Slogan on tärkeä yrityksen muistettavuden kannalta, sen tulee olla lyhyt ja ytimekäs. Nikellä on esimerkiksi slogan "Just do it" jonka varmasti jokainen kuultuaan tietää mistä brändistä puhutaan.

Ripustusratkaisut tulee suunnitella niin että ne ovat toteutettavissa ja helppo asentaa, pitää miettiä onko mahdollista saada hallin katosta roikkumaan jotain, vai pitääkö se asentaa jotenkin muuten.

Tuleeko osastolle teippauksia, mihin ja miten? Teippauksia on mahdollista laittaa lattiasta kattoon, mutta pitää miettiä, miten ne erottuvat ja ovat visuaalisesti nähtävissä.

Valaistuksella on erittäin suuri merkitys osaston näyttävyyteen. Pitää miettiä minkä värisä valoja tulee ja mihin ja mistä suunnasta ja miten kirkkaita tai himmeitä.

Säilytys kannattaa miettiä tarkkaan valmiiksi, missä osaston työntekijät säilyttävät omia tavaroitaan, sillä osaston ilmeen kannalta olisi parempi, jos ne eivät olisi näkyvillä.

Tuleeko osastolle mattoja? Jo stulee kannattaa miettiä tarkkaan mihin maton asettaa ja minkä kokoinen ja värinen se on, jos se on liia huomiotaherättävä, se voi viedä huomion pois osastosta, paitsi ellei tämä ole tarkoitus. Myös kannattaa miettiä miten helposti matto likaantuu jos monta sataa ihmistä astellee sillä ja miten helposti se on puhdistettavissa.

Siivous on tärkeää, siisti osasto huokuttelee ihmisä. Siivouksen voi hoitaa itse tai ostaa palvelulta.

Tunnistettavuus on tärkeää, sillä tämä luo yrityksen oman ilmeen. Miten käytät värejä ja muotoja, jotta osaston voin yhdistää samantien yrityksen osastoksi.

Houkuttelevuutta tuo erilaiset muodot ja värit, onko se mielenkiintoinen vai kenties tylsä? huokuttelevan osaston saa esimerkiksi luomalla valoista erilaisia muotoja sekä keskittymiä.

Elämyksellinen osasto jää parhaiten ihmisten mielee, keksikää jotain mikä herättää ihmisissä tuntemuksia ja tuo esiin mielipiteitä. Tämä muistetaan.

Ensivaikutelma on tärkeä, se luo ihmisille yleiskuvan yrityksestäsi. Jos ensivaikutelma on hyvä, usein ihmiset myös tykkäävät lähestyä osastoa. 

Värien valinnat vaikuttavat osaston tunnistettavuuteen sekä yleiskuvaan ja fiilikseen. Värit tulee valita huolella, miten ne sointuvat toisiinsa ja miten voimakkaita ne ovat.

Materiialitkin ovat merkittäviä tekijöitä osaston ilmeessä ja siitä, kiinnostuuko ihmiset osastosta.

Pukeutuminen on yksi kaikista tärkeimmistä koko osaston kokonaisuudessa, täytyy katsoa asut niin, että ne sopivat sekä yrityksen, että osaston ilmeeseen ja niin että ne ovat yhteneviä toisiinsa.

Henkilöstöä täytyy myös valmentaa, henkilökunnan tulee osata asiakaspalvelua, tai edes perus asiat siitä. Ketään ei kiinnosta mennä osastolle jossa kukaan ei huomioi asiakkaita tai räpläilee vain kännykännäyttöä eikä noteeraa tai näytä kiinnostusta ja osaamista yrityksen lupaamia palveluita kohtaan.

Jaettavia tavaroita kannattaa miettiä tarkoin. Mitä ja etaan ja kuinka paljon? Monella yrityksellä on esim. omia pinssejä tai kyniä, joita jakaa usein messuilla. Osastolla ei kuitenkaan kannata olla liikaa jako tavaraa. Monesti osastolla tarjotaan makeisia tai muita syötäviä tai juotavia, mikä tuo ihmisiä osastolle.

Messukalusteisiin kuuluu pöydät, sohvat, tuolit, matot yms. nämä saa usein vuokrattua messukeskukselta, mutta usein yritys ostaa omat, oman näköiset kalusteensa, mikä on suotavaa jälleen tunnistettavuuden ja erottuvuuden kannalta.

Suurkuvat vievät huomiota, mitä suurempi kuva, sitä enemmän ja useammin ja helpommin ihmiset sen näkevät. Tämäkin on hyvä tapa tuoda näkyvyyttä.

Ennakkomarkkinointi tuo yritykselle näkyvyyttä jo ennen kyseisiä messuja. Se tuo tietouden ihmisten keskuuteen, että yritys on mainostamassa itseään. Jälkimarkkinointi on myös tärkeää, tiedottaa ja muistuttaa ihmisille että tapahtuma oli ja että miten se meni.

Kutsut on hyvä lähettää ajoissa, sillä niin ihmiset voivat varata aikaa hyvissä ajoin tapahtumalle ja ovat tietoisia ajankohdasta. Tutuille voi lähettää yksityisenä kutsut ja tuntemattomille vaikka netissä tai lehdissä.

Logistiikka on hyvä hoitaa ammattilaisen kanssa, Ammattilainen roudaa kamat turvallisesti ja osaavasti paikanpäälle, pinetä maksua kohtaa. Pieni vaiva. Meillä kamat vei amiksen logistiikan pojat.

Opasteita kannattaa laittaa niin uloskuin sisäänkin, jotta asikkailla olisi helpompi kulkea ja ihmiset saavat vaikutelman, että messuihin on panostttu. Ulkona kannattaa olla esim. parkkipaikka merkit ja opaste sisäänkäynnille ja sisällä wc-tiloihin ja ulos rakennuksesta sekä missä mikäkin osasto ja kategoriat ovat.

Pysäköinnin ja ruokailun hoitaa usein messukeskus, heillä on siellä omat parkkipaikat ja ruokapaikkoja. Messukeskus myös usein tarjoaa työntekijöille ruuat, mutta kannattaa ottaa silti eväitä ja vaikka vesipullo mukaan.

Mitä tarkepi ja selkeämpi suunnitelma sitä helpompi ja parempi lopputulos ja toteutus.

Me lähetämme usein painovalmiita tiedostoja asiakkaille, jos he haluavat esim ikkunateipit, niin tiedoston tulee olla täydellisen valmis, sillä firmat lähettävät ne sellaisinaan teetettäväksi.

Tarjouksia kannattaa etsiä ennekuin ottaa ensimmäisen. Eka ei ole aina paras. Eri firmoilla on eri hinnat ja toimitus ajat, joten tarjous haukaksi on hyvä harjoitella!

Hankintapaikkana kannattaa ottaa tietenkin se, missä hinta-laatu suhde on parhain. Kannattaa myös miettiä, että jos tapahtuma on helsingistä, niin myös tavarat toimitettaisiin helsinkiin eikä niitä tarvitsisi hakea Tampereelta. Paikallisia firmoja kannattaa suosia.

Toimitusajat kannattaa katsoa tarkasti, paras olisi tilata tuote mahd. ajoissa, jotta ne ehtivät tapahtumaan.

Kustannusarvio on hyvä lähettää asiakkaalle ajoissa, jotta he tietävät miten paljon kaikkiin tavaroihin ja rakenteisiin menee rahaa ja paljon sitä tulee varata. Näissäkin kannattaa etsiä suht halpaa mutta kestävää.